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Das Stadtspital Triemli ist ein öffentliches Spital der Stadt Zürich und beschäftigt knapp 2.400 Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Nationen in mehr als 30 verschiedenen Berufen. Die Hauptaufgabe des Spitals ist die kontinuierliche Sicherstellung der medizinischen Grund- und Spezialversorgung von erkrankten oder verunfallten Menschen aus der Stadt Zürich und der Umgebung – und das rund um die Uhr. Als öffentliches Spital bietet das Triemli ein breites medizinisches Angebot auf höchstem Qualitätsniveau mit modernster Diagnostik und Therapie, was durch 11 verschiedene Kliniken, 5 Institute und verschiedene integrierte Facharztabteilungen erbracht werden kann. Oberste Maxime allen Handelns ist das Wohl der Patienten, und dies nicht nur auf die körperliche Gesundheit reduziert, sondern umfassend im Sinne der Wahrung von Wille, Würde und Gesundheit der Patienten. Dies ist im Leitbild des Stadtspitals verankert: „Salus aegroti suprema lex – im besten Interesse der Patientinnen und Patienten“.

Gerade in Zeiten des Wettbewerbs, des raschen Wandels bei medizinischen Anforderungen und auch finanzieller Zwänge ist es von höchster Wichtigkeit, diese Kernaufgabe effizient und professionell realisieren zu können und hierfür konstant Patienten- und betriebliche Prozesse zu optimieren.

Ausgangssituation:

In diesem Kontext begann das Stadtspital Triemli in 2014 die Planung für die Professionalisierung des Diktiersystems durch die Einführung einer Diktatmanagement-Software für Diktierende und Schreibende. Der administrative Arbeitsalltag sollte erleichtert und der Diktatablauf zeitlich verkürzt werden durch den Einsatz einer digitalen Diktierlösung, statt analoger Diktiergeräte mit Band bzw. Kassette. Der Vorteil: die Diktate werden direkt in den PC übertragen und somit den verantwortlichen Sekretariaten schnell zugänglich gemacht, Bearbeitungszeiten können drastisch reduziert werden, Patienteninformationen stehen digital zur Verfügung, und die Prozesse in der Dokumentenerstellung werden optimiert.

Vorgehen:

In der Rolle der Projektleitung und als Supportspezialist wurde von der aibIT GmbH gemeinsam mit Verantwortlichen des Stadtspital Triemli – im Rahmen eines Rollout-Projektplans – die gesamte Softwareeinführung und das damit notwendige Schulungskonzept für alle betroffenen Mitarbeiter bis ins Detail analysiert, geplant und anschliessend auch umgesetzt. Die Qualitätssicherung für alle Sekretariate war dabei das oberste Ziel für alle Beteiligten.

Gemeinsam mit dem Kunden wurden Lösungen erarbeitet, um Mitarbeiter gezielt in der Umstellung und im Arbeitsalltag unterstützen zu können. So begleiteten während der ersten Tage des Rollouts und der Integration der neuen Software zahlreiche Floorwalker die einzelnen Sekretariate und Anwender am Arbeitsplatz, um eine reibungslose und schnelle Nutzung aller Funktionalitäten sicherstellen zu können. Parallel war es den Mitarbeitern der aibIT GmbH wichtig, dass – neben der Kenntnis der Funktionalitäten – den Anwendern mögliche Zweifel oder Sorgen in der Nutzung des Produktes genommen wurden. Durch intensives Einzelcoaching in der Softwarenutzung und Erläuterung der Hintergründe konnte das Selbstvertrauen der Anwender gestärkt und Ängste abgebaut werden. So lernten die Mitarbeiter praxisorientiert und konnten auf Rat und Tat der Floorwalker zählen, was Sicherheit schaffte.

Sofern in den täglichen Diktatprozessen Fragen oder Schwierigkeiten auftraten, konnten die Sekretariate ganztägig einen eigens hierfür etablierten Helpdesk anrufen, um jederzeit telefonisch gezielt unterstützt zu werden.

Allgemeine Informationsveranstaltungen im Plenum für die Ärzteschaft, intensive Kleingruppen- Schulungen zu allen Funktionalitäten (Benutzeroberfläche, Einstiegsmasken, wo finde ich was, Erläuterung der mobilen und stationären Geräte und die tägliche Arbeit mit der Software) sowie detaillierte Flyer am Arbeitsplatz mit Quickinformationen zur Nutzung der mobilen und stationären Diktiergeräte sowie der eingeführten Software schafften Vertrauen und Sicherheit im Umgang mit der Software.

Das sagt unser Kunde:
Patrik Kaiser, stellvertretender Spitaldirektor und Leiter Informatik Stadtspital Triemli

Unsere Entscheidung für den Umstieg ins digitale Diktieren, für den Softwarehersteller und die aibIT als Qualitäts- und Supportspezialist und Projektleiter war goldrichtig! Wir sind nach wie vor in der sukzessiven Umstellung und erhalten von unseren Ärzten und den verantwortlichen Sekretariaten konstant die Rückmeldung einer reibungslosen Software- und Geräteumstellung und schnelle Beantwortung aller anfallenden Fragestellungen. Unsere Vorteile durch den Umstieg lassen sich schnell zusammenfassen: Reduktion der Fehleranfälligkeit in der elektronischen Datenverarbeitung und eine Reduktion des Papierverbrauchs.

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