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Die Psychiatrischen Dienste Aargau AG (PDAG) sind spezialisiert auf die Untersuchung, Behandlung sowie Betreuung psychisch kranker Menschen aller Altersgruppen mit sämtlichen psychiatrischen Krankheitsbildern. Für die PDAG arbeiten rund 1.000 Mitarbeiter in über 40 Berufen, so dass die psychiatrische Krankenbehandlung, der Notfalldienst sowie die Krisenintervention für die Kantonsbevölkerung kontinuierlich gewährleistet sind. Zu den PDAG gehören die vier medizinischen Bereiche: Psychiatrie und Psychotherapie, Alters- und Neuropsychiatrie, Forensische Psychiatrie sowie Kinder- und Jugendpsychiatrie und seit September 2011 ist die PDAG zum Akademischen Lehrspital der Universität Zürich ernannt.

Differenzierte und individuelle Behandlungs- und Betreuungsmöglichkeiten für die Patienten, die Gesamtsanierung des Areals Königsfelden sowie der Gesamtanspruch an Wirtschaftlichkeit und Effizienz setzen höchste Qualität voraus. Qualitätsmanagement sowie die Analyse und Optimierung aller Unternehmensprozesse ist für die PDAG somit von zentraler Bedeutung. Dabei wird bei den PDAG Qualität nicht als Zustand, sondern als stetiger Prozess verstanden, was dazu führt, dass sich die PDAG dem kontinuierlichen Verbesserungs- und Lernprozess im Rahmen des EFQM-Modells verpflichtet hat. Schnelle Abläufe, hohe Qualität und eine einheitliche Dokumentation sind dabei von höchster Bedeutung und müssen nutzerfreundlich im gesamten Pflegeprozess durch die IT unterstützt werden.

Ausgangssituation und Vorgehen

Die Support-Einstellung für Windows XP in 2014 führte zu der klaren Entscheidung, auf ein aktuelleres Betriebssystem mit Win7 umzusteigen. Es galt für knapp 1.000 Mitarbeiter eine reibungslose Migration zu planen, um sicherzustellen, dass diese keinerlei Auswirkungen auf den gesamten täglichen Pflegeprozess darstellt. Parallel stellte eine zwingende Voraussetzung dar, dass die Migration ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand für das Personal der PDAG realisiert werden konnte. Hierbei zählte die PDAG auf die Erfahrungen der aibIT GmbH – langjähriger Schulungspartner der PDAG – sowie eines IT-Dienstleisters, spezialisiert auf die ICT-Infrastruktur in Spitälern, Heimen und anderen Institutionen des Gesundheits- und Sozialwesen.

Im Rahmen eines detaillierten Rollout-Projektplans wurde die Migration auf Windows 7 – teils mit der Einführung neuer Rechner und Geräte – für einen Zeitraum über 5 Monate geplant. Während der ITDienstleister für die Koordination, Planung und Durchführung der Installationsaufgaben für Clients, die Datensicherung sowie den Geräteaustausch und den Hardwareservice vor Ort verantwortlich war, war die aibIT GmbH der Supportspezialist und verantwortlich für die Qualitätssicherung für alle Anwender im Zusammenhang mit der Umstellung.

Aufgrund einer engen Kooperation und Abstimmung zwischen IT-Dienstleister und der aibIT GmbH war es möglich, mit sogenannten Floorwalkern, direkt am (Folge)Tag der Migration jede/n einzelne/n Anwender/in am Arbeitsplatz zu besuchen und alle Anwendungen gemeinsam zu testen. Hierbei wurde Wert darauf gelegt, dass nicht nur der problemlose Start unter Windows 7 getestet wurde, sondern mit dem Anwender gemeinsam geprüft wurde, ob alle benötigten Funktionen einer Applikation erwartungsgemäß arbeiteten und auch Peripheriegeräte wie z. B. Drucker funktionierten.

Sofern im täglichen Arbeiten Fragen oder Schwierigkeiten am Arbeitsplatz auftraten, konnte der Anwender ganztägig einen eigens hierfür etablierten Helpdesk anrufen, um jederzeit telefonisch gezielt unterstützt zu werden. Auf diese Weise wurde der Servicedesk entlastet und konnte sich auf die originäre Hardwareunterstützung fokussieren.

Wöchentliche Schulungen und Informationsveranstaltungen zu den Neuerungen von Windows 7 und sogenannte Walk-Ins (Mitarbeiter können mit eigenen Fragestellungen – ohne vorherige Anmeldungzu bestimmten Zeiten in den Schulungsraum zu Floorwalkern kommen) sowie ein detaillierter Flyer am Arbeitsplatz mit Quickinformationen und den wichtigsten Änderungen rundeten das Weiterbildungsangebot der aibIT GmbH ab.

Das sagt unser Kunde:

Herr Christoph Graf, Leiter Informatik PDAG

In einem Zeitraum von 5 Monaten – und damit absolut im Projektzeitplan - wurden knapp 1.000 PC auf das neue Betriebssystem Windows 7 migriert. Alle User wurden persönlich oder telefonisch mit den Neuerungen vertraut gemacht, so dass die operativen Tätigkeiten und der Pflegeprozess vollkommen unberührt blieben von der Migration und aller Tätigkeiten im Rollout. Besonders hervorheben möchte ich die Professionalität der eingesetzten Floorwalker, die alle Mitarbeiter kompetent und schnell unterstützt haben und für alle auftretenden Fragestellungen schnell die passenden Lösungen finden konnten. Das Feedback in unserer Organisation ist durchweg positiv und die gesamte Migration verlief reklamationsfrei, was mir zeigt, dass wir mit aibIT wieder den für uns richtigen Partner gewählt haben!

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